Povodom upita velikog broja trgovačkih društava koja su kao obveznici postupanja po odredbama  Zakona o pravu na pristup informacijama („Narodne novine“, broj 25/13 i 85/15; dalje u tekstu: Zakon), nedavno zaprimila zahtjev za pristup informacijama korisnika kojim su zatraženi zapisnici sa sjednica nadzornih odbora održanih tijekom 2018. godine, u nastavku dajemo  načelne smjernice kako postupiti po zahtjevu:

  • Trgovačka društva imaju obvezu prema članku 10. stavka 1. točke 12. Zakona proaktivno objavljivati zaključke sa službenih sjednica tijela javne vlasti i službene dokumente usvojene na tim sjednicama te informacije o radu formalnih radnih tijela iz njihove nadležnosti na kojima se odlučuje o pravima i interesima korisnika, osim ako ne postoje zakonska ograničenja iz Zakona:
  • S obzirom da podnositelj zahtjeva nije tražio samo zaključke sa predmetnih sjednica nadzornog odbora, već je tražio zapisnike sa sjednica nadzornog odbora trgovačkih društava koje su se održavale tijekom 2018. godine, trgovačka društva trebaju izvršiti uvid u sadržaj svakog zapisnika pojedinačno, te donijeti odluke o dostupnosti istog sukladno odredbama Zakona.

Ako tijelo javne vlasti utvrdi da u pojedinačnom zapisniku postoji ograničenje pristupa zatraženoj informaciji, u potpunosti ili djelomično, dužno je  prije donošenja odluke provesti test razmjernosti i javnog interesa (pri čemu su informacije o raspolaganju javnim sredstvima dostupne javnosti i bez provođenja navedenog testa osim ako informacija predstavlja klasificirani podatak).

U slučaju postojanja ograničenja prava na  pristup informacijama (primjerice poslovna tajna ili zaštićeni osobni podaci), treba razmotriti zakonsku mogućnost djelomičnog omogućavanja pristupa informaciji  te omogućiti dijelove zapisnika za koje ne postoje zakonska ograničenja, uz prikrivanje dijelova koji se štite.

Prilikom djelomičnog omogućavanja informacije ili uskrate informacija po provedenom testu razmjernosti i javnog interesa potrebno je donijeti rješenje, kojim će se korisniku omogućiti pravo na podnošenje žalbe Povjereniku za informiranje.

Upućuju se tijela javne vlasti na Tražilicu odluka i mišljenja Povjerenika za informiranje i Visokog upravnog suda (TOM) na poveznici http://tom.pristupinfo.hr/pregledfilter1.php, gdje pomoću ključne riječi „nadzorni odbor“ mogu pretraživati odluke i mišljenja koje su se odnosile na traženje i objavljivanje informacija vezane uz rad nadzornih odbora, primjerice  rješenje Povjerenika za informiranje, KLASA: UP/II-008-07/18-01/128, URBROJ: 401-01/03-18-9 od 24. rujna 2018. godine.